HERMES One – Ist HERMES One eine One- / Eintags-Fliege, Teil 02?
Nun, wie sind wir mit dem Projekt gestartet? Wie im Teil-01 kurz aufgeführt, sind wir klassisch gestartet.
Angetroffen habe ich eine Access-Eigenentwicklung im Bereich «Inventar Management» in einer öffentlichen Verwaltung, welche durch eine zeitgemässe SW-Anwendung abgelöst werden soll. Eine weitere Vorgabe war: Arbeiten mit der HERMES-Methodik. Als jahrelanger Trainer, Coach und Seniorprojektleiter reizte mich dieses Vorhaben.
Gestartet sind wir mit dem Projektinitialisierungsauftrag. Konkret haben wir mit der Auftraggeberschaft den Rahmen, Projekt-Scope, Initialisierungsziele, einen groben Projektplan und Aufwandschätzung der Initialisierungsphase, umrissen und beschrieben. Ein wichtiger Aspekt sind hier für mich immer die Stakeholder sowie deren Projektrollen. Wer alles arbeitet heute und morgen damit und welches sind die Herausforderungen dabei?
Gehen wir jedoch 2 bis 3 Schritte zurück – welche Unterschiede habe ich per se bei der Abwicklung von HERME 2022 und HERMES One? Auf den ersten Blick gibt es keine allzu grossen Unterschiede. Hier sind die beiden (die HEMRES One ist «meine» Sichtweise) dargestellt:
Ins Auge springt beim optischen Vergleich die Reduktion der Projektphasen in HERMES ONE auf deren 3 anstelle 5 (klassisch) respektive deren ebenfalls 3 Projektphasen bei der agilen Verwendung. Die Namen der Projektphasen sind ebenfalls anders.
Was zeichnet ein Kleinprojekt aus, was sind die Parameter dazu? Nicht verzagen, ChatGPT fragen 😊. Anbei der Auszug dazu:
Ein Kleinprojekt ist ein Projekt mit geringem Umfang, begrenzten Ressourcen und kurzer Laufzeit. Es zeichnet sich durch eine einfache Struktur, wenige Beteiligte und ein überschaubares Risiko aus.
Typische Merkmale eines Kleinprojekts
- Geringe Komplexität – wenige Aufgaben und Abhängigkeiten.
- Kurze Laufzeit – oft wenige Tage bis einige Monate.
- Begrenztes Budget – kleine finanzielle Mittel und Ressourcen.
- Wenige Beteiligte – kleines Team oder Einzelpersonen.
- Einfache Planung & Steuerung – oft ohne aufwendige Methoden oder Software.
Beispiele für Kleinprojekte
- Einführung eines neuen Software-Tools im Team
- Erstellung einer Firmenbroschüre
- Organisation eines Workshops oder Firmenevents
- Umgestaltung eines Büros
Methoden für Kleinprojekte
- Agiles Vorgehen (Kanban, Scrum Light) – flexibel und iterativ
- HERMES 5 (Kleinprojekt-Modul) – speziell für einfache Projekte in der Schweiz
- Wasserfallmodell (vereinfachte Version) – linear, aber mit weniger Dokumentation
Fazit: Kleinprojekte sind überschaubar, benötigen klare Ziele und eine pragmatische Steuerung, um effizient umgesetzt zu werden.
Meine einfache, erste Definition eines Kleinprojektes:
- in sich abgeschlossenes Projekt,
- welches innerhalb einer Abteilung oder Geschäftsstelle abgewickelt werden kann – d.h. keine übergreifenden Tätigkeiten wahrgenommen werden müssen.
- Der finanzielle Rahmen beispielsweise. bis maximal zwischen 300 kCHF und 500 kCHF, je nach Firmengrösse.
- Das Kernteam besteht aus weniger als 5 Personen.
Diese Definition kann sicherlich noch mit den Punkten aus ChatGPT ergänzt werden.
In unserem Vorhaben war der finanzielle Umfang des Projektes am Start nicht klar. Erst Recherchen im Internet waren zu diffus. Nach dem Projektinitialisierungsauftrag unterschrieben war, ging es weiter mit der ersten Version der Schuban, sprich Schutzbedarfsanalyse. Diese konnte erstellt werden. Mehr Zeit in Anspruch genommen hatten die Workshops mit Anwendervertretern, bei welchen wir die Anforderungen (inkl. Priorisierung) an das neue «Inventar Management» aufnahmen. Ebenfalls wurden die Use Cases (die erwarteten Hauptfunktionen) erfasst, welche mit dem neuen Tool durchgeführt werden sollen. Alle diese Resultate flossen in die Studie mit ein.
Zum Vergleich: mit Hermes One werden Kleinvorhaben mit nur einem einzigen Dokument gemanagt. Die Entscheidungslisten (nachfolgende Abbildung), auch Mastertabellen genannt, bilden dabei das Herzstück von HERMES One.
Diese «Grundlagen» für HERMES One sind gut beschrieben auf der HERMES Online – Plattform unter HERMES One/Anleitung (hier).
Als Vorbereitung für die Projektdokumentation empfehle ich klar, das Master-Template herunter-zuladen und anschliessend dieses auf das Projekt anzupassen (Tayloring). Konkret habe ich im ersten Bereich «Vorhabenbeginn (und -management) - [I]» die Meilensteine und Hauptergebnisse angepasst sowie die geplanten Termine eingesetzt, so z.B. die «Schutzbedarfsanalyse» und die «Studie».
Im neuen, verfügbaren Master-Template von HERMES One ist neu das Ergebnis «Studie» bereits vorhanden.
Wie ist dieses gegliedert? Hier habe ich das «Master-Template» grafisch zusammengestellt:
Als nächsten Schritt habe ich den Masterplan mit den für mein Projekt erforderlichen Ergebnissen / Aufgaben sowie notwendigen Meilensteine ergänzt.
Zurück zu meinem Projekt «Inventar Management»: Wir starteten ebenfalls eine Beschaffungsanalyse. Eine Besonderheit dabei war, dass wir hier eine «Long List» möglicher Ersatz-Toolanbieter erstellt haben (ca. 20 an der Zahl), welche wir schlussendlich auf 7 Anbieter reduziert hatten.
Dafür starteten wir eine RFI (Request for Information) – Phase mit den priorisierten Toolanbietern. Mit einer RFI-Phase erhoffen wir vom Markt ein klareres Bild über mögliche konkrete Ersatzwerkzeuge zu erhalten.
Mehr dazu ist im Teil 03 meiner Blog-Serie zu lesen – bleibt dran, bis im März 😊…..