HERMES One – Ist HERMES One eine One- / Eintags-Fliege, Teil 04?
Am Ende meines letzten Blogs 03 habe ich im Ausblick folgende Themen erwähnt: die Resultate aus der Bewertungs- und Produktedemo, die vorgefundenen Grössenordnungen betreffendFunktionsumfang, Abdeckungsgrad, Betriebsmodelle und nicht zuletzt der grobe Kostenumfang.
Wie verlief die RFI-Phase und welche Resultate wurden erzielt?
Die abgegebenen RFI-Fragebögen wurden uns innerhalb vonrund 3 Wochen retourniert. Während dieser Zeit wurde die Bewertungsmatrix erstellt. Diese enthielt die Bewertung der Antworten auf dem strukturierten Fragenkatalog und die Produktedemo.
Gespannt machten wir uns an die Auswertung der ausgefüllten und retournierten Fragebögen. Bei einigen Antworten mussten wir Rückfragen stellen. Ebenso wurden einstündige Termine für eine Produkte Systemdemo vereinbart und durchgeführt.
Was haben wir vorgefunden? Die Bewertung lässt sich in folgende Bereiche gliedern:
- Funktionsumfang
- Betriebsmodell
- Lizenz- und Projektkosten Lösungsentstehung
- Technische Anforderungen
- Produktepräsentation
Alle Produkte haben sich in einem engen Radius im ersten Bewertungsbereich «Funktionsumfang» bewegt, d.h. im obersten Viertel. Persönlich ist mir ein grosser Unterschied in der Darstellung der Masken, im Fachjargon «User Experience» , aufgefallen: von den «Tabellen-GUI’s» der 90ziger Jahre bis hin zu modernen, passenden GUI’s.
Macht euch selbst einen eigenen Eindruck aus den zwei beigelegten Beispielen dazu:
Grosse Unterschiede hingegen waren im Bereich «Betriebsmodell» vorhanden. Hier haben wir alle Betriebsmodell-Varianten vorgefunden: von «on premises» zum klassischen externen «Hosting» inkl. Applikation bis hin zu SaaS-Lösungen. Von sieben Lösungen waren effektiv nur zwei reine SaaS Lösungen. Ihr fragt euch zu Recht, ob sich diese auch untereinander vergleichen und bewerten lassen. Eigentlich nicht, lautet meine Antwort dazu. Da wir jedoch bei zwei Lieferanten bestehende Installationen (eine ist «On Premises» und eine andere installiertes «Externes Applikations-Hosting») verglichen, war der Setup dieser Applikationen hier nicht Teil unserer Kostenbetrachtung (da bereits vorhanden). Die Betriebskosten wurden auf 5 Jahre hochgerechnet, inklusive der Projektsetups.
Was für eine Preisspanne haben wir hier vorgefunden – was schätzt ihr?
Rein auf die Kosten fokussiert, ergab sich folgende Grafik:
Wir haben vier potenzielle Lieferanten vorgefunden, welche als «Freihänder» vergeben werden könnten, zwei Lieferanten müssten in einer «Selektiven Ausschreibung» angefragt werden und ein möglicher Lieferant würde in den GATT / WTO - Bereich fallen.
Ohne diese RFI-Phase hätten wir niemals eine so grosse Differenz bei den Kosten entdeckt. Wie oben abgebildet haben wir eine Preisspanne von über Faktor 10 vorgefunden! Die grösste Überraschung war, dass der höchste Preis bei einem bekannten, bestehenden Lieferanten vorgefunden wurde. Auch waren die potenziellen Lieferanten mit dem Betriebsmodell «External Application Hosting» tendenziell preislich höher.
Die beschaffungsrechtliche Vorgabe dieses Projektes war eine Beschaffungsgrenze von CHF 150 k.
Fazit für mich: SaaS-Lösungen sind preiswerte Alternativen, wenn keine kritischen Daten verwendet werden.
Wie zu Beginn des Artikels erwähnt, hatten wir eine aus Anwendersicht fokussierte Gewichtung der Bewertungsbereiche erstellt und alle internen Projekt-Involvierten zur Bewertung aufgefordert. Die Direktions-Informatik gewichtete und bewertete die technischen Betriebsmodelle wie auch die Kostenaspekte. Dies ergab schlussendlich eine Rangreihenfolge der Lieferanten.
Wie und wo kann ich dies mit HERMES One nun abbilden?
Im aktuellen Template für HERMES One findet ihr in der Entscheidungstabelle «1.1 Vorhabenbeginn (und -management) - [I]», folgenden Auszug:
Die Studie wird im HERMES One im Kap. 5 «Lösungsbeschreibung [II]» hinterlegt. Unten seht ihr, was dazu angedacht ist.
Je nach Umfang der Studie empfehle ich hier nur ein Summary in diesem Kapitel zu beschreiben und die Details in einem separaten Studien-Dokument.
Zurück zum Projekt: es war uns von Anfang an klar, dass die durchgeführte RFI-Phase und deren Bewertung ein Indikator für eine Lieferantenauswahl ist. Somit haben wir uns entschieden, mit den zwei besten Lieferanten in einen PoC (Proof of Concept) zu gehen.
Mehr zu den beiden ausgewählten PoC – Produktelieferanten, den Resultaten aus dem PoC, sowie zur Durchführungsfreigabe erfahrt ihr im Teil 05 meiner Blog - Serie – bleibt dran 😊 … .