HERMES One – Ist HERMES One eine One- / Eintags-Fliege, Teil 03?
Wo stehen wir im Projekt? Nun, wir stehen in der Initialisierungsphase (nach HERMES 2022) «mittig», d.h. «mittendrin» und haben einen unterschriebenen Projektinitialisierungsauftrag, die Projektarbeiten laufen auf Hochtouren. Wir haben
- eine gemeinsame, konsolidierte Anforderungsliste
- mehr als 30 Anforderungen, aufgeteilt in Funktionale- und Nichtfunktionale- sowie Kann- und Muss-Anforderungen,
- die erwarteten Hauptfunktionen (8 Hauptfunktionen mit insgesamt ca. 25 Teilfunktionen),
- Wirkungs- und Projektziele,
- Geschäftsfälle (8 Geschäftsvorfälle mit jeweils 1 bis 4 Ausprägungen),
- ein erstes Mengengerüst,
- eine erste Version der Schutzbedarfsanalyse,
- und eine Long-/Short-List möglicher Ersatz-Produktanbieter erfasst.
Diese Basis zu erarbeiten hat uns ein paar Monate Arbeit mit mehreren Workshops mit den Anwendern abgerungen 😊.
Was wir erreicht haben, zeigt auf einen Blick der Auszug aus dem HERMES One Masterdokument:
Tabelle 01: Entscheid Tabelle in der «Vorhabenbeginn» - Phase
Folgendes Bild zeigt die Einbettung der Schutzbedarfsanalyse im Kapitel «0.1-03 Schutzbedarfsanalyse (Schuban)» im Masterdokument.
Bild 01: Eingebettete Schutzbedarfsanalyse im Master Dokument
Die Nummerierung passt auf die obige Tabelle 01 «0.1 Vorhabenbeginn» und dem Task «03 Schutzbedarfsanalyse v1.0». Weiter sind die Meilensteine eingeführt, im Ausschnitt sichtbar ist der Meilenstein 01 «M01 Initialisierung beauftragt», welcher als Entscheidung in der Spalte «Typ» definiert ist.
Da seitens Auftraggeberschaft kein Status-Report erwünscht war, wurde der Punkt 11 in der Tabelle entsprechend mit dem Vermerk «nicht relevant» beschrieben.
Wie geht nun weiter? Wie kriegen wir für uns relevante Produktinformationen vom Markt? Wie gelangen wir zu einer Vorstellung der Gesamtkosten und der Durchlaufzeit eines solchen Vorhabens? Wie im Teil 02 bereits kurz erwähnt, haben wir dafür in der Beschaffungsanalyse eine RFI-Phase (Request for Information) gestartet.
Die Beschaffungsanalyse nach HERMES 2022 (Auszug): «Die Beschaffungsanalyse beschreibt u.a. den konkreten Handlungsbedarf, was durch wen und wann beschafft werden soll, wie sich der Markt präsentiert, welche anderen Rahmenbedingungen zu beachten sind und welches Beschaffungsverfahren zum Tragen kommt […]. Die Beschaffungsanalyse bildet als Ergänzung zur Studie die Grundlage für die Entscheidung, ob die Projektfortsetzung freigegeben wird oder nicht.».
Einzelne Punkte aus der Beschaffungsanalyse empfehle ich mitzunehmen in den RFI, so u.a. «Bestehende Verträge» von bestehenden Lieferanten, «Terminliche Aspekte» oder auch «Finanzielle Aspekte». Nicht zu vergessen sind die «Beschaffungsrechtlichen Aspekte», beispielsweise welche Schwellwerte seitens Beschaffung relevant sind, oder welche Beschaffungsart zum Zuge kommen soll.
In unserem Falle erhielten wir mit dem im Internet vorhandenen Angaben der Produkteanbietern klar zu wenig Informationen, hatten somit keine Grundlage für ein seriöses Selektionsverfahren. In Abstimmung mit der Auftraggeberschaft haben wir uns aus diesem Grunde darangemacht, die RFI - Phase vorzubereiten.
Die HERMES 2022 Methodik haben wir für unseren Zweck erweitert mit der RFI-Phase (unten ist mein Versuch, dies grafisch darzustellen). Als weitere Besonderheit sollen alle Resultate wieder zurück in die Studie einfliessen.
Bild 02: Adaptierte Ergebnisdarstellung angelehnt an «HERMES 2022»
Konkret haben wir die Vorbereitung für das Anschreiben von sechs für den Kunden «neuen» Produktelieferanten gestartet. Neben dem Anschreiben für die potenziellen Lieferanten, ging es hauptsächlich um den Fragekatalog, welchen diese beantworten sollten.
Natürlich liegt die Krux im Detail, daher haben wir folgende Kernfragen gestellt, welche wir gerne vom Markt beantwortet haben möchten:
- Welche Hauptfunktionen bieten die Produkt Lieferanten mit ihrem Produkt heute standardmässig an (und wieweit entsprechen diese unseren Anforderungen)?
- Welche IT-Betriebsmodelle unterstützen diese Produktlieferanten?
- Welche groben Kosten ergeben sich bei einem definierten Mengengerüst und mit welchen Durchlaufzeiten ist zu rechnen?
Abgerundet haben wir diese RFI-Phase mit einer zusätzlich angefragten Produktedemonstration.
Frischen Mutes haben wir uns nach der Freigabe der Auftraggeberschaft an das Anschreiben der Produktlieferanten gemacht.
Da in einem der Projektinitialisierungsziele der «Einbezug bestehender Produktelieferanten» stand, habe ich mich mit der Auftraggeberschaft zusammengesetzt und schlussendlich zwei weitere, bestehende Produktelieferanten auf die RFI-Shortliste genommen, insgesamt waren es nun acht potenzielle Lieferanten.
Zugegeben, diese RFI-Phase hat weder mit HERMES 2022 noch mit HEMRES One etwas zu tun. Uns im Projekt hat es jedoch erheblich geholfen, eine gewisse, notwendige Transparenz bezüglich der auf dem Markt verfügbaren Produktelieferanten und deren Produkte zu erhalten 😊. Nach knapp drei Wochen hatten wir auch die Antworten im Hause und konnten mit ersten Auswertungen beginnen. Ein Produktelieferant hatte uns leider bereits zu Beginn abgesagt, die Restlichen haben unseren Fragebogen aufgefüllt retourniert.
Zurück zu HERMES One – wie hilft mir hier die vereinfachte Methode. Sie bietet mir die Freiheit, Aktivitäten im Vorhaben-Bereich einplanen und beschreiben zu können.
Ich bin überzeugt, dass eine Methode nur so gut sein kann, wie deren Anwendung oder andersrum formuliert: Die Methode(n) soll(en) mich als Projektleiter unterstützen und dem Projekt einen Mehrwert geben. HERMES One hat in seiner Einfachheit seinen besonderen Reiz.
Mehr dazu ist im Teil 04 meiner Blog - Serie zu lesen, sei es die Resultate aus der Bewertungs- und Produktedemonstration, die vorgefundenen Grössenordnungen betr. Funktionsumfang, Abdeckungsgrad, Betriebsmodelle und nicht zuletzt der grobe Kostenumfang – bleibt dran, bis im April 😊…